Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest nieuniknioną zmianą, która wpłynie na sposób obiegu dokumentów w firmach transportowych. Dla wielu przedsiębiorstw, zwłaszcza tych z sektora TSL, wprowadzenie obowiązkowych e-faktur budzi obawy o wydajność działu księgowości. Pojawia się pytanie, czy nowy system, który wymaga przesyłania faktur do Ministerstwa Finansów, spowolni codzienną pracę i spowoduje obciążenia związane z obiegiem dokumentów. W odpowiedzi na te wyzwania PasCom oferuje rozwiązanie, które minimalizuje wpływ nowych przepisów na tempo pracy działu księgowości oraz usprawnia cały proces obiegu dokumentów.
KSeF w transporcie – wyzwania związane z nowymi obowiązkami
Przemiany związane z Krajowym Systemem e-Faktur wymuszają zmiany w organizacji procesów fakturowania i rozliczeń w firmach. Dla sektora TSL, który codziennie generuje setki dokumentów sprzedażowych i kosztowych, wdrożenie KSeF wiąże się z koniecznością zapewnienia zgodności z nowymi przepisami, w tym z przesyłaniem faktur w formacie XML. Choć system ma na celu uproszczenie procedur podatkowych, dla działów księgowych może wydawać się dodatkowym obciążeniem.
W szczególności, przedsiębiorstwa transportowe muszą poradzić sobie z wysokim wolumenem faktur, które należy przesłać do systemu, a także z zapewnieniem terminowości i poprawności danych. Dla tradycyjnych działów księgowych, które przez lata korzystały z systemów opartych na papierze lub PDF, takie zmiany mogą wywołać poczucie dezorganizacji i opóźnień. W takich warunkach, bez odpowiednich narzędzi, może dojść do spowolnienia pracy i wzrostu ryzyka błędów.
Jak PasCom usprawnia obieg dokumentów i wspiera dział księgowości?
PasCom w pełni integruje procesy fakturowania z KSeF, automatyzując przesyłanie faktur bez angażowania działu księgowego w każdą transakcję. Moduł PasCom działa w tle, a cały proces obiegu dokumentów przebiega w sposób płynny, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych i bez pośredników. Dzięki temu, proces wystawiania faktur, ich przesyłania do KSeF oraz odbierania potwierdzeń (UPO) staje się w pełni zautomatyzowany.
Korzyści dla działu księgowości:
- automatyzacja procesu fakturowania – PasCom generuje faktury zgodnie z wymogami KSeF, automatycznie przekształcając je do formatu XML i przesyłając do systemu Ministerstwa Finansów. Dzięki temu księgowi nie muszą ręcznie wprowadzać danych ani monitorować każdego etapu.
- redukcja błędów – wprowadzenie automatycznego obiegu dokumentów minimalizuje ryzyko błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych, co w tradycyjnych systemach jest częstą przyczyną problemów.
- integracja z systemami ERP i FK – PasCom współpracuje z systemami finansowo-księgowymi, umożliwiając bezproblemowy transfer danych między działami. Dzięki temu proces rozliczeń staje się szybszy, a kontrola nad dokumentacją łatwiejsza, bez potrzeby ręcznej weryfikacji faktur.
- lepsza kontrola nad dokumentacją – automatyzacja pozwala na pełną kontrolę nad procesem fakturowania, bez konieczności zarządzania wieloma systemami. Cała dokumentacja jest archiwizowana w jednym miejscu, co ułatwia audyty i kontrole.
Pamiętaj, że KSeF w transporcie to obowiązek! Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak nasz system może wspierać Twój dział księgowości, zapewniając zgodność z KSeF bez opóźnień i błędów.
